Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Website ist bewusst datensparsam aufgebaut: Sie setzt keine Cookies, bindet keine externen Schriften oder Skripte ein und nutzt keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Xares Innovative Solutions GmbH
Neue Strasse 11
74632 Neuenstein
Telefon: +49 7942 942 0 363
E-Mail: info@xares.com

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird gehostet bei der pair Networks, Inc., 2403 Sidney Street, Suite 210, Pittsburgh, PA 15203, USA. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, in Server-Logfiles:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite/Datei und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen benötigt werden.

Der Anbieter ist ein US-Unternehmen, sodass dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen hierzu erhalten Sie beim Anbieter (privacycompliance@pair.com).

3. Keine Cookies, kein Tracking

Wir setzen keine Cookies, die für den Betrieb nicht zwingend erforderlich sind, und verzichten vollständig auf Web-Analyse, Tracking und Werbe-Netzwerke. Deshalb benötigt diese Website auch kein Cookie-Banner.

4. Schriften und externe Inhalte

Die verwendete Schriftart („Inter") wird von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbietern statt. Es werden keine externen Skripte, Videos oder iFrames Dritter eingebunden.

5. Kontaktaufnahme und Komplexitäts-Check

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren — etwa über die Schaltfläche „Komplexitäts-Check anfragen" — verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Angaben zur Anwendung), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Hochgeladene bzw. übersandte Dateien (z. B. Access- oder Excel-Dateien) behandeln wir vertraulich. Sie werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet und nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern mit Ihnen nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Ihre Anfrage- und Kontaktdaten speichern wir so lange, wie es zur Bearbeitung erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

6. KI-gestützte Verarbeitung von Geschäftskorrespondenz

Zur internen Organisation unseres Geschäftsbetriebs werten wir unsere Geschäftskorrespondenz (E-Mails einschließlich Anhängen) softwaregestützt aus und überführen sie in eine interne, strukturierte Wissensbasis (z. B. zur Zuordnung von Vorgängen, Prüfung von Rechnungen und Überwachung von Fristen). Dabei können personenbezogene Daten unserer Ansprechpartner verarbeitet werden (Name, geschäftliche Kontaktdaten, Vorgangs- und Vertragsdaten). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten internen Verwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Verarbeitung setzen wir einen vertraglich gebundenen Auftragsverarbeiter mit Sitz und Verarbeitung in der EU ein (Art. 28 DSGVO); Eingaben und Ausgaben werden dort nicht gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Wissensbasis ist ausschließlich intern zugänglich. Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO); wenden Sie sich dazu an info@xares.com. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Empfänger und Drittlandübermittlung

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung in die USA findet im Rahmen des Hostings statt (siehe Abschnitt 2) und ist durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Eine darüber hinausgehende Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR ist nicht vorgesehen.

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@xares.com. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

9. Stand dieser Erklärung

Stand: Juni 2026.